ここでは社員・団体旅行の幹事様に準備の流れを徹底解説致します！
せっかくの団体旅行参加者が思いっきり楽しめるように。またスタッフが結束し、会社の目的が達成できるように準備は周到にしておきましょう。
社員・団体旅行準備の流れ12のSTEP
ツアーの準備は旅行会社にお任せし、流れにしたがって進めていけば問題はないかと思いますが、幹事様も大まかな流れは把握しておきましょう。
STEP1）何となくの計画を決める
まずはなんといっても情報収集です。代表者様や前任の幹事さん、そして今回の参加者の意見に耳を傾けて以下の事項について検討しましょう。
-旅の目的やテーマ（社員の結束力を高めたい、ストレス発散！、チームビルディングなど）、
-旅行中にやりたい事（セブだったらマリンスポーツやアイランドホッピング等）、
-日程
-大体の予算感
-参加人数
何をするかの目的をしっかり持つ事が社員、団体旅行成功の近道です。
STEP2）ホテルや飛行機会社、団体アクティビティーの情報収集
概算の費用を取るめにも、団体様の要望を伝えておく必要があります。
旅行会社を呼び出し、どんなホテルがあるのか、どんな時間帯で飛行機が飛んでいるのか、
どんなことをしたいのかを詰めていきましょう。
ただ、料金だけで決めず、ホテルや現地の情報をどれだけ知っているかが旅行会社の腕の見せ所。
詳しい情報を聞き出しましょう！
STEP3）簡易見積もりを取る
上記が決まったら、旅行会社の選定です。2-3の旅行会社から簡易見積もりを取りましょう。
一度の見積もりですべてを決めると思わないでください。団体旅行は個人の場合と違ってツアー代金のほかに団体で行うイベント費用がのってきます。まずは概算の金額を把握する程度に考えておきましょう。
STEP4）旅行会社を決める
概算見積もりを確認したら、この料金の他にどんなオプションがあるのか？その旅行会社の強みやサービス内容について情報を集めましょう。
- 旅行代金
- その会社独自の強み
- 団体向けに出来る特別な事はあるか
- 現地ガイドのアテンドがあるか
- 日本での準備サポートがあるか
- キャンセル規定
- 支払いのタイミング
- 担当者との相性
もし上司の方、意思決定者に稟議や確認が必要な場合はこの段階で相談するのも良いかもしれません。
セブへの旅行の場合はセブ旅にもお気軽にご相談ください。
STEP5）プランを詰める
旅行会社を決めたら宴会やアイランドホッピングなど、団体様で動く企画を先に詰めましょう。
みんなの意見がまとまらない？全員の意見が揃えるのは簡単ではないかもしれません。チーム分けをするなどし、意思決定者や旅行会社と相談しながら決めていきましょう。
セブの場合の代表的な団体様向けアクティビティー
- パーティー・宴会
- アイランドホッピング
- チームビルディング研修
- シティーツアー（市内観光）
- ビジネス勉強会
スパやパラセイリングなどの個人で行うようなアクティビティーもツアー料金に入れたい場合は別途相談しておくと良いでしょう。
STEP6）正式な見積もりを取る
上記が決まったら正式な見積もりを依頼しましょう。見積もりはどこまでを含まれるのかをしっかり確認しておきましょう。
社員・団体旅行の場合、参加者の増減はつきものです。キャンセル規定やどのタイミングまでに確定すればどのように料金が変わるかなども同時に確認しておきましょう。
STEP7）契約を締結
契約内容について詰めておきましょう。
ここでもキャンセル規定や支払いの金額やタイミング、旅程を変更した場合の規定などは必ず確認しておきましょう。
この段階までに参加者にパスポートの有無や、有効期限の確認をしておくと良いでしょう。
STEP8）費用の一部を収める
契約内容に従って、費用の一部を納めましょう。旅行会社によって規定が異なる場合があります。事前に確認しておきましょう。
STEP9）参加者情報を提供する
航空券やホテルに参加者情報を提供します。パスポートの名前をしっかりと確認し、間違いの内容に旅行会社に伝えましょう。
STEP10）旅のしおりを作成
行程や準備物、個人で行うお勧めのアクティビティー、連絡先などを記載した旅のしおりを作成しましょう。
セブ旅ではこちらのテンプレートを用意し、作成をサポートさせて頂いております。お気軽にご相談ください。
STEP11）オリエンテーションを実施する
旅のしおりを元に参加者向けにオリエンテーションを実施しておくと安心です。参加者の質問にも答え、不安を払拭しておきましょう。
STEP12）いざ、旅行へ
いざ、本番です。不安もあるかと思いますが、幹事さんも思いっきり楽しみましょう。
幹事の心得
幹事さんは現地で参加者が楽しんでくれるようにサポート役に徹底しましょう。
周りに協力してくれる明るいムードメーカーの人を数名見つけておけば力強い存在になってくれるはずです！
事前にシミュレーションを立てて、トラブルが起きても慌てずに対応すると幹事さんの評価も上がるはずです(^▽^)/
Q:社員・団体旅行の企画はいつから始めればいい？
参加者の規模にもよりますが早いところでは9ヶ月～1年前ぐらいから準備を始めます。
人数が多いと、飛行機やホテルの空きがない、または費用が上がってしまう原因になります。遅くとも4ヶ月前までに大筋を決めて、3ヶ月前までに決定しておきましょう。
人数等の微調整はつきもの。キャンセル料、変更手数料がいつから必要になるのかはしっかりと頭に入れておいて下さい。
早めに情報収集を効率的にするためにも強力なパートナー（旅行会社）を見つけておきましょう。
企画を始めていく段階でそういったパートナーを見つけておけば何かとスムーズに物事が進みます。決めれるところからどんどん決めていきましょう。
